Komunikasi Yang Efektif Untuk Mempengaruhi Orang

H.Prasetya Utama, M.Kes.

(Widyaiswara BKD Kab.Lombok Barat)

Komunikasi efektif, berasal dari kata komunikasi dan efektif. Secara etimologis, kata efektif seringkali diartikan sebagai mencapai sasaran yang diinginkan (producing desired result), berdampak menyenangkan (having a pleasing effect), bersifat actual dan nyata (actual and real). Dengan demikian Komunikasi Efektif dapat diartikan sebagai penerimaan pesan oleh komunikan atau receiver sesuai dengan pesan yang disampaikan oleh sender atau komunikator, kemudian komunikan atau receiver memberikan respon positif sesuai dengan yang diharapkan.

Jadi komunikasi efektif itu terjadi apabila terdapat aliran informasi dua arah antara komunikator dengan komunikan. Dan informasi tersebut sama-sama direspon sesuai dengan harapan kedua pelaku komunikasi tersebut (komunikator dan komunikan).

Aspek-aspek Komunikasi yang Efektif

Sedikitnya ada lima aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif:

Kejelasan (Clarity) : bahasa maupun informasi yang disampaikan harus jelas. Dalam kehidupan kita sehari-hari, seringkali kita mendengar ucapan-ucapan seperti ini : ”Masalahnya ininya belum dianu” Apa yang di maksudkan dengan ini dan anu? Akan lebih mudah dipahami maknanya bila, misalnya, kata ini diganti dengan buku dan kata anu diganti dengan beri. Jadi kalimatnya akan berbunyi: ”Masalahnya bukunya belum diberika.”
2. Ketepatan (accuracy) : bahasa dan informasi yang disampaikan harus betul-betul akurat atau tepat. Bahasa yang digunakan harus sesuai dengan informasi yang disampaikan harus benar. Benar disini artinya bahwa sesuai dengan apa yang sesungguhnya ingin disampaikan. Bisa saja informasi yang disampaikan belum pasti kebenarannya, tetapi apa yang kita sampaikan adalah benar-benar apa yang kita ketahui. Itulah yang dimaksud dengan akurasi disini.
Konteks (contex) : bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan keadaan danlingkungan dimana komunikasi itu terjadi. Bisa saja kita menggunakan bahasa dan akurasi yang tepat tetapi karena konteksnya tidak tepat, reaksi yang kita dapatkan tidak sesuai dengan yang di harapkan. Contohnya, sepulang dari kantor seorang suami berkata pada istrinya: ”Dindaku, tolong kanda diberikan segelas air nan jernih, kanda haus sekali.” Dari segi kejelasan dan keakuratan bahasa dan informasi tidak ada masalah. Tetapi konteksnya tidak tepat, sehingga reaksinya sang istri mungkin tidak segera mengambilkan air melainkan bertanya tentang keadaan suami.
Alur (Flow) : keruntutan alur bahasa dan informasi akan sangat berarti dalam menjalin komunikasi yang efektif. Sewaktu kita meminjam uang, misalnya, kita cenderung mengemukakan kesulitan-kesulitan kita terlebih dahulu sebelum kita menyampaikan maksud kita untuk meminjam uang. Mungkin begitu juga pada saat kita pertama kali menyampaikan perasaan jatuh cinta pada seseorang.
Budaya (culture) : aspek ini tidak hanya menyangkut bahasa dan informasi, tetapi juga tata karama atau etika. Bersalaman dengan satu tangan bagi orang Sunda mungkin terkesan kurang sopan, tetapi bagi etnis lain mungkin suatu hal yang biasa.

Strategi Membangun Komunikasi yang Efektif

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menciptakan sebuah

komunikasi yang efektif:

Ketahui mitra bicara (audience). Kita harus sangat mengenal dan memahami dengan siapa kita berbicara. Apakah dengan orang tua, anak-anak, laki-laki atau perempuan, status sosialnya seperti apa, pangkat, jabatan dan semacamnya. Dengan mengetahui audinece kita harus cerdik di dalam memilih kata-kata yang digunakan dalam menyampaikan informasi atau buah fikiran kita. Artinya, bahasa yang dipakai harus sesuai dengan bahasa yang mudah dipahami oleh audience kita. Berbicara dengan orang dewasa tentunya akan sangat berbeda dibandingkan kita berbicara dengan anak-anak. Begitu pula berbicara dengan atasan tentunya akan sangat berbeda ketika kita berbicara dengan bawahan atau teman sejawat. Pengetahuan mitra bicara kita pun harus diperhatikan. Informasi yang disampaikan mungkin saja bukan hal baru bagi mitra kita, tetapi kalau penyampaiannya dengan menggunakan jargon jargon atau istilah-istilah khusus yang tidak dipahami oleh mitra, informasi atau gagasan yang kita sampaikan bisa saja tidak bisa dipahami. Jadi, dengan memperhatikan mitra bicara kita, kita akan dapat menyesuaikan diri dalam bekomunikasi dengannya.
Ketahui tujuan . Tujuan kita berkomunikasi akan sangat menentukan cara kita menyampaikan informasi. Bila kita bermaksud sekedar menyampaikan informasi, tentu komunikasi bersifat pengumuman. Tetapi bila kita bermaksud membeli atau menjual barang komunikasi kita akan bersifat negosiasi. Kalau tujuan kita untuk menghibur akan pula bahasa yang kita gunakan.
Perhatikan konteks. Konteks disini berarti keadaan atau lingkungan pada saat berkomunikasi. Pada saat berkomunikasi, konteks sangat berperan dalam memperjelas informasi yang disampaikan. Dalam hal pemakaian kata, misalnya. Kata ’hemat’ dalam kalimat : ”Kita harus menghemat uang, waktu dan tenaga kita”, sangat berbeda artinya dalam kata hemat pada kalimat berikut ini: ” Menurut hemat saya, kita harus lebih jujur dan terbuka dalam berkomunikasi dengan semua rekan sekerja.” Tidak hanya kata dalam konteks kalimat, akan tetapi cara mengucapkan dan kepada siapa kata itu diucapkan akan membuat makna yang disampaikan akan berbeda pula. ”Ah….dasar gila.” Kalimat ini bisa bermakna cacian atau bisa juga bermakna kekaguman, tergantung bagaimana kita mengucapkannya. Bila diucapkan dengan nada tinggi berarti cacian, tetapi bila diucapkan dengan nada datar apalagi dibarengi dengan gelengan kepala , kalimat ini bisa berarti kekaguman. Ungkapan ”Gila Lu!” kepada teman dekat , pasti dipahami sebagai ungkapan biasa yang tidak bermakna negatif. Tetapi apabila kita sampaikan kepada orang yang belum atau baru saja kita kenal ungkapan ini tentu dipahami sebagai ungkapan yang memiliki makna negatif. Formalitas dalam konteks tertentu juga dapat mempengaruhi cara berkomunikasi seseorang. Coba perhatikan gaya berkomunikasi anatar atasan dan bawahan di lingkungan dunia kerja, bahkan komunikasi antar sesama atasan maupun sesama bawahan pasti berbeda. Apabila orang-orang ini bertemu di mall atau di undangan (tempat resepsi) gaya komunikasi dantara mereka akan sangat lain dengan gaya pada saat mereka berada di kantor.Mengirim bunga pada orang yang berulang tahun atau kepada orang yang kita kasihi akan memiliki makna yang berbeda apabila kita mengirimkan bunga kepada orang yang sedang berduka. Bahkan jenis bunga yang dikirimkan pun akan membawa pesan atau kesan tersendiri. Dengan ilustrasi singkat di atas, maka jelaslah bahwa konteks sangat mempengaruhi makan apapun yang disampaikan.

Pelajari Kultur. Kultur atau budaya, habit atau kebiasaan orang atau masyarakat juga perlu diperhatikan dalam berkomunikasi. Orang Jawa atau Sunda pada umunya dikenal kelembutannya dalam bertutur kata. Kelembutan bertutur kata akan sangat baik bila diimbangi dengan cara serupa. Akan tetapi tentu tidak berarti mutlak. Atau orang Batak yang dikenal bernada tinggi dalam bertutur kata. Apakah ketika orang Jawa dan orang Sunda bertemu dalam satu bentuk komunikasi, lantas mereka harus saling merubah budaya, bahasa dan kebiasaan? Tentu saja tidak demikian. Yang penting adalah pelaku komunikasi harus memahami kultur mitra berbicaranya sehingga timbul saling pengertian dan penyesuaian gaya komunikasi dapat terjadi. ”When in Rome, do as the Romans do.”
Pahami Bahasa. Bahasa menunjukkan bangsa, artinya bahasa dapat menjadi ciri atau identitas suatu bangsa. Berbicara identitas berarti berbicara harga diri atau kebanggaan. Dengan memahami bahasa orang lain berarti berusaha menghargai orang lain. Tetapi memahami bahasa`di sini tidak berarti harus memahami semua bahasa yang diapakai oleh mitra bicara kita. Dalam hal ini kita harus memahami gaya masing-masing audience dalam berbahasa. Anak muda dengan gayanya sendiri, orang kantoran, pedagang dan atau seniman. Masing-masing kelompok dan jenis pekerjaan atau usia orang tersebut memiliki gaya dalam berbahasa.

Efektifitas Komunikasi Verbal

Kualitas sebuah komunikasi verbal sangat ditentukan oleh tonalitas suara atau tinggi rendah dan lemah lembutnya suara, keras tidak suara dan perubahan nada suara. Akan tetapi tonalitas suara saja tidak cukup, karena tonalitas suara bisa saja membuat komunikasi verbal kurang hidup. Oleh karena itu tonalitas suara sebaiknya dibarengi dengan ekspresi atau raut muka yang sesuai.

Sebuah hasil riset menyatakan bahwa dalam komunikasi verbal, khususnya pada saat presentasi, keberhasilan penyampaian informasi 55% tergantung pada bahasa tubuh (body language), postur, isyarat dan eye contact. 38% ditetntukan pleh nada suara dan 7% saja yang ditetntukan oleh kata-kata. Mechribian dan Ferris dalam O’connor dan Seymour). Riset lain juga menunjukkan bahwa komunikasi akan lebih efektif apabila disampaikan secara berbarengan antara bahasa lisan dengan bahasa tulisan.

Masyarakat senang dengan komunikasi lisan pada saat media tulisan memberitakanhal-hal yang tidak jelas, dan msayarakat akan senang menggunakan media tulisan apabila media lisan tidak jelas.

Pada perkembangan jaman saat ini, komunikasi pada organisasi modern atau organisasi yang maju menggunakan media yang tersedia yaitu video display terminal, E-mail, net camera, Voice mail, dan bahkan SMS.

Efektifitas Komunikasi Non Verbal

Ada beberapa hal yang dapat kita kembangkan dalam meningkatkan efektifitas komunikasi non verbal, yaitu: Cara berpakaian, Waktu dan Tempat.

Cara Berpakaian Cara berpakaian telah mengkomunikasi siapa dan apa status seseorang, baik dalam pekerjaan sehari-hari maupundalam waktu-waktu tertentu seperti; pesta, rapat-rapat, kunjungan resmi dan sebagainya. Masyarakat cenderung memiliki percayaan diri yang tinggi kalau ia berpakaian danberpenampilan secara sempurna. Demikian juga deangan adanya perbedaan cara berpakaian. Bahkan cara berpakaian ini pun telah mengelompokkan jenis pekerjaan seseorang. Kita mengenal adanya istilah ”white collar” dan ”blue collar” yang bisa menceritakan status dan kedudukan seseorang di dalam sebuah perusahaan. Kenyataan menunjukkan bahwa pada saat seseorang wawancara untuk melamar sebuah pekerjaan, mereka yang berpakaian tidak tepat (misalnya hanya memakai jeans dan T-Shirt) dibandingkan dengan mereka yang berpakaian tepat (full dress, berdasi dan rapi). Yang berpakaian tepat akan memiliki rasa percaya diri yang lebih tinggi dan memiliki kesempatan yang lebih banyak untuk mendapatkan posisi pekerjaan yang dicarinya. Jadi pakailah pakaian yang tepat untuk suasana yang tepat pula.

Waktu Bagi sebagian orang, waktu adalah sesuatu yang sangat berarti. ”Time is money” adalah prinsip yang dipegang oleh para pengusaha bahkan oleh orang-orang yangmemanfaatkan hidupnya untuk suatu produktifitas yang bermanfaat. Dokter, akuntan, dosen, bahkan sebagian guru seringkali dibayar berdasarkan jam kerja. Dalam konteks organisasi, dimana masing-masing bagian memiliki tugas yang harus diselesaikan, maka komuikasi secara tepat sangatlah diperlukan. Artinya, dalam berkomunikasi hendaklah memanfaatkan waktu sebaik mungkin.

Tempat Sama seperti waktu, tempatpun sangat menentukan efektifitas sebuah komunikasi. Kantor adalah tempat bekerja, restoran adalah tempat makan, lapangan golf adalah tempat olah raga dan sebagainya. Meskipun demikian seringkali urusan rumit di kantor bisa terselesaikan dengan baik di meja makan, atau lapangan olahraga.

Di samping itu ada beberapa fungsi yang dapat menunjukkan komunikasi non verbal, yaitu:

Repetition (pengulangan). Pengulangan pesan dari individu dilakukan dengan verbal.
Contradiction (pertentangan/penyangkalan). Penyangkalan pesan yang dilakukan terhadap seseorang. Misalnya; mengangkat bahu, menggelengkan kepala, melambaikan tangan.
Subtitution (pengganti pesan). Misalnya seseorang berkomunikasi dengan Fire in his eyes (mendelik), mengepalkan tangan.
Complementing (melengkapi pesan verbal). Mengatakan bagus sambil menunjukkan ibu jari, mengatakan orang tidak waras sambil menyilangkan telunjuk di kening.
Accenting (penekanan). Penekanan disini artinya menggari bawahi pesan verbal. Misalnya berbicara dengan sangat pelan.

Penutup dan Kesimpulan

Berkomunikasi dengan tepat adalah dengan menggunakan hati nurani saat berkomunikasi. Ada beberapa alasan mengapa hati perlu dihidupkan dalam berkomunikasi dengan orang lain, yaitu setiap orang tidak hanya memiliki akal rasionalitas tetapi juga hati yang berfungsi untuk merasakan dan meninmabng sesuatu, sehingga setiap kata atau sikap tidak hanya ditangkap oleh akal namun juga akan diolah oleh rasa.

Kata-kata adalah cerminan isi hati seseorang. Setiap orang berpeluang untuk menginterpretasi setiap pesan yang kita produksi dan kita komunikasikan. Untuk itu sesungguhnya kata-kata atau sikap adalah informasi tentang diri kita, tentang siapa kita dan bagaimana karakter kita. Sebuah pesan akan membangun citra diri kita.

Beberapa hal yang dapat kita lakukan untuk berkomunikasi dengan hati adalah dengan membangun kepekaan atau sensitifitas diri kita terhadap sikap-sikap orang lain. Dengan mencermati bahasa tubuh orang lain saat mereka berinteraksi dengan kita.

Sikap-sikap bahasa tubuh tersebut menjelaskan tentang apa yang sedang terjadi dalam pikiran mereka saat berkomunikasi dengan kita. Karena bahasa tubuh adalah sebagai penjelas dan peneguh atas pesan-pesan verbal yang diproduksi oleh seseorang.

Kemudian perlihatkan kepedulian kita terhadap orang lain pada hal-hal sekecil apapun yang dilakukannya. Misalkan pada saat dia sedang butuh sesuatu, maka tanyakan dan penuhilah kebutuhannya tanpa harus dia memintanya. Karena dengan hal seperti ini kita dapat mempengaruhi orang lain berdasarkan kebutuhan mereka.

Selain itu perlu dioptimalkan indera kita dengan mengamati sikap dan tidakan komunikasi orang lain. Dengarkan dengan penuh antusias setiap perkataan mereka, menjadi pendengar yang baik. Mendengar secara aktif dan penuh perhatian. Artinya kita melihat dan mencermati dengan teliti sikap dan bahasa tubuh mereka tentang apa yang sebenarnya ingin mereka sampaikan.

Merasakan perasaan mereka dengan penuh empati, membantu kebutuhan mereka tanpa harus terlebih dahulu mereka mengungkapkannya. Dan mulailah dari kita untuk memulainya dan siap melaksanakan dari hal-hal yang kecil.

Wujud komunikasi yang baik :