MENGELOLA WAKTU SECARA EFISIEN

Oleh : Prasetya Utama (Widyaiswara BKD Kab. Lombok Barat)

Apa yang terpanjang tapi juga yang terpendek?

Apa yang tercepat tapi juga yang terlambat?

Tidak ada yang dapat dilakukan tanpanya!

Kita semua tidak mengindahkannya tetapi setelah itu kita semua menyesalinya!

Ia menelan segala yang kecil dan mengabadikan segala yang besar.

Itulah hakikat waktu.

• Terpanjang karena ia adalah ukuran keabadian.
• Terpendek karena tidak seorangpun memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikan tugas-tugas kehidupannya.
• Waktu berlalu begitu cepat bagi mereka yang penuh aktivitas dan gembira.
• Waktu berlalu begitu lambat bagi mereka yang hampa aktivitas dan bersedih.
• Tidak ada yang dapat dilakukan tanpa waktu karena ia satu-satunya pentas kehidupan kita.
• Penyesalan selalu datang terlambat.
• Ia menelan semua hal kecil dan tidak berfaedah.
• Ia mengabadikan semua yang hebat dan berharga.

Manajemen waktu sebenarnya bukanlah istilah yang cocok karena tantangan sebenarnya bukanlah untuk memanajemeni waktu melainkan memanajemeni diri sendiri. Daripada berfokus pada benda dan waktu lebih baik berfokus pada pemeliharaan (peningkatan hubungan) dan pada pencapaian hasil. Singkatnya, penting memelihara keseimbangan antara kemampuan produktif dengan jumlah produktifitasnya.

Matriks Manajemen Waktu

	Mendesak (Genting)	Tidak Mendesak (Genting)
PENTING	Aktivitas: Krisis. Masalah yang mendesak. Proyek yang digerakkan oleh batas waktu.	Aktivitas: Pencegahan. Aktivitas kemampuan produksi/amal. Pengembangan hubungan. Pengenalan peluang baru. Perencanaan. Rekreasi.
TDK PENTING	Aktivitas: Interupsi. Beberapa telepon Beberapa laporan Beberapa pertemuan. Urusan yang mendesak. Aktivitas yang populer.	Aktivitas: Hal-hal sepele. Kerja sibuk. Beberapa pos. Beberapa telepon. Pemboros waktu. Aktivitas menyenangkan.

Seperti yang dapat dilihat dalam matriks di atas, kedua faktor yang mendefinisikan suatu aktivitas adalah genting dan penting. Genting berarti memerlukan perhatian segera. Masalah genting biasanya terlihat ada tepat di hadapan kita dan sering menyenangkan, mudah, menyenangkan untuk dikerjakan. Namun begitu sering masalah genting tersebut tidak penting, dan sering sikap kita yang terjadi saat menghadapi hal tersebut adalah sikap reaktif.

Sebaliknya, penting ada hubungannya dengan hasil. Jika sesuatu itu penting maka sesuatu itu akan menunjang pencapaian misi anda, nilai anda dan tujuan prioritas tinggi anda. Masalah penting yang tidak genting memerlukan sikap lebih banyak sikap proaktif, yaitu memerlukan lebih banyak inisiatif, antisipasi dan empati. Hal penting inipun membutuhkan lebih banyak perjuangan untuk mendahulukan nilai-nilai yang dianut daripada keinginan sesaat.

Aplikasi : Seberapa efektif anda menggunakan waktu anda saat ini?

Sebelum mulai merencanakan bagaimana cara mengontrol lebih banyak waktu anda, anda perlu mengidentifikasi bagian-bagian yang paling mendesak yang memerlukan perhatian.

Baca seluruh pertanyaan di bawah ini kemudian beri jawaban YA atau TIDAK pada masing-masing nomor.

Prioritas anda.

1. Apakah anda yakin dengan tujuan pekerjaan utama?
2. Apakah anda mengerti dengan jelas jumlah waktu yang anda gunakan pada bidang-bidang yang berlainan dari kehidupan anda sehari-hari?
3. Apakah anda mengetahui semua yang ingin anda lakukan dalam waktu satu tahun, dan dalam tiga sampai lima tahn ke depan?
4. Apakah anda merasa mudah mengidentifikasi tugas-tugas yang paling penting?
5. Apakah anda menghabiskan banyak waktu daripada melakukan pekerjaan-pekerjaan rutin?
6. Apakah anda merasa punya cukup waktu untuk anda habiskan dalam memikirkan hal-hal penting dan merencanakan banyak pekerjaan?

Kelebihan beban kerja.

1. Apakah anda merasa cemas atau khawatir dengan pekerjaan yang diselesaikan?
2. Apakah anda mengetahui bahwa sesungguhnya terlalu banyak pekerjaan yang harus dilakukan?
3. Apakah anda selalu berkata ya untuk pekerjaan tambahan, bahkan di saat beban kerja anda penuh?
4. Apakah anda menunda kegiatan hiburan demi pekerjaan?

1. Apakah anda lebih suka melakukan sendiri pekerjaan anda daripada memberikan pekerjaan tersebut kepada orang lain?
2. Apakah anda melihat delegasi sebagai bagian penting dari peran anda?
3. Apakah anda merencanakan tentang apa dan bagaimana mendelegasikan dengan baik sebelumnya?
4. Apakah anda ingin melatih dan mendukung orang lain sementara mereka belajar mengerjakan tugas yang telah anda delegasikan?

1. Apakah anda selalu mengetahui bahwa anda punya   waktu luang untuk mengisi pekerjaan tambahan?
2. Apakah anda sering membawa pekerjaan ke rumah atau bekerja di kantor sampai malam untuk menyelesaikan sesuat?
3. Apakah tidak mungkin bagi anda untuk menyelesaikan semua pekerjaananda dalam sehari?
4. Apakah anda sering terlambat untuk memenuhi janji?

1. Apakah anda sering menunda pekerjaan sampai besok?
2. Apakah anda menemui kesulitan untuk mengakhiri percakapan?
3. Apakah anda membiarkan orang-orang (atau panggilan telepon) menginterupsi anda setiap saat?
4. Apakah anda merasa bahwa rapat-rapat sering membuang-buang waktu anda?
5. Apakah anda punya banyak bahan bacaan yang harus dihabiskan?

Jawaban diatas tidak ada yang benar atau salah. Aktivitas ini sekedar membantu anda untuk mengidentifikasi pendekatan-pendekatan dan sikap yang menurut anda bermanfaat dan hal-hal yang mungkin ingin anda kembangkan sebagai perilaku yang baru.

Semoga aplikasi di atas membuat anda menyadari bahwa anda mungkin bukan seorang pengelola waktu yang buruk sebagaimana yang anda kira, akan tetapi juga memberi anda beberapa petunjuk tentang hal-hal yang mungkin berguna untuk terus anda lanjutkan.

TENTANG PENGGUNAAN WAKTU:

Pada setiap terbit fajar ada dua malaikat berseru:

”Wahai anak Adam, aku adalah hari yang baru, aku datang saat ini untuk menyaksikan semua perbuatan engkau, oleh sebab itu manfaatkanlah aku sebaik-baiknya karena aku tak akan kembali lagi padamu hingga hari pengadilan nanti. ” (Al-Hadist)

ORANG GAGAL

• Kumpulan manusia yang kecewa yang memulai sesuatu pada keesokan harinya.
• Mereka lebih mudah beradaptasi dengan penyesalan dan kegagalan menggunakan waktu daripada memberikan pengorbanan yang dapat membawa kesuksesan.

 ORANG SUKSES

• Bersedia dengan segera melakukan sesuatu yang berfaedah. Bagi mereka, jika saat ini bisa tak perlu menunggu nanti.
• Waktu mereka dimanfaatkan untuk melakukan hal-hal yang tidak diminati oleh orang yang gagal.

 Sebagian besar waktu dalam hidup kita dihabiskan dalam percakapan bersama orang lain. Apa jenis percakapan kita pada waktu itu?

Orang yang berpikiran dangkal membicarakan diri sendiri.

Orang yang berpikiran rendah membicarakan manusia (ghibah).

Orang yang berpikiran sederhana membicarakan peristiwa.

Orang yang berpikiran besar membicarakan gagasan.

 

Disarikan dari berbagai sumber referensi