Dalam kemajuan teknologi sekarang ini, data dan informasi mempunyai peranan yang sangat penting dan strategi dalam suatu organisasi atau institusi. Karena data dan informasi dapat memberikan kontribusi yang sangat penting terhadap proses penyusunan program dan anggaran. Dengan pengelolaan yang baik serta didukung teknologi terkini, data dan informasi dapat menjadi sumber ilmu pengetahuan. Pengetahuan inilah yang memungkinkan terciptanya program/kegiatan yang komprehensif, terintegrasi, efektif, efisien. Data dan informasi bukan hanya berguna pada taraf pelaksanaan operasional kegiatan rutin pada level terbawah unit kerja. Pada taraf yang lebih tinggi data dan informasi juga dapat digunakan dalam upaya terciptanya penyelenggaraan pemerintahan yang transparan dan akuntabel, dan bahkan digunakan sebagai bahan rujukan dalam menentukan kemana sebaiknya organisasi ini bergerak dimasa mendatang. Demikian Sekretaris Ditjen ?Kesbangpol Kemendagri Indra Baskoro menekankan, pada rapat Penyusunan Data dan Informasi Bidang Kesbangpol di lingkungan Ditjen Kesbangpol, di Jakarta baru-baru ini. Dikatakan informasi tidak hanya sekedar produk sampingan, namun sebagai bahan yang menjadi faktor utama yang menentukan kesuksesan atau kegagalan. Oleh karena itu informasi harus dikelola dengan baik. Sedangkan data mengambarkan kenyataan suatu kejadian dan kesatuan yang nyata. Data dapat diartikan pula sebagai representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek tertentu seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya. Kaitannya mengenai penyusunan data dan informasi bidang Kesbangpol, bertujuan untuk mengumpulkan, mengidentifikasi, dan mengelompokkan data yang ada, sehingga dapat menjadi sumber-sumber informasi publik yang strategis, kata Indra Baskoro.
Sangat Vital
Salah satu elemen dasar untuk pencapaian tugas dan fungsi Ditjen Kesbangpol adalah perencanaan. Perencanaan Ditjen Kesbangpol merupakan bagian tak terpisahkan dari sistem perencanaan yang berskala nasional dengan ruang lingkup dan siklus sebagai beikut : a. Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional; b. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional; c. Rencana Strategis Kementerian/Lembaga; d. Rencana Kerja Pemerintah dan Rencana Kerja Kementerian/Lembaga. Kualitas penerapan itu akan menjadi baik jika penyusunannya didasarkan pada data dan informasi yang valid, akurat, reliable dan up to date. Data merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara dan sebagainya. Apabila data telah disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi instansi, maka data itu berubah fungsi menjadi informasi, kata Setditjen Kesbangpol ini. Dalam konteks inilah peranan data dan informasi Ditjen Kesbangpol dalam proses penyusunan program dan anggaran menjadi sangat vital. Data dan informasi merupakan komponen penting dalam penyelenggaraan pembangunan. Data dan informasi digunakan mulai dari tahap perencanaan, pengangguran, implementasi sampai dengan evaluasi program atau pengukuran pencapaian kinerja pembangunan. Dalam tahap perencanaan, data dan informasi digunakan dalam memberikan gambaran berbagai aspek kegiatan perencanaan, antara lain : (1) Data dan Informasi digunakan untuk menentukan jenis kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan nantinya; (2) Alternatif/metode apa saja yang dapat digunakan untuk melaksanakan kegiatan tersebut; (3) Seberapa besar lingkup kegiatan yang direncanakan; (4) Siapa saja atau apa saja yang menjadi target pelaksanaan kegiatan; (5) Berapa waktu yang dibutuhkan dan berapa waktu yang dimiliki untuk menyelesaikan kegiatan; (6) Kapan waktu yang tepat untuk memulai kegiatan; (7) Seberapa besar anggaran yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan; (8) Siapa nantinya yang bertanggung jawab melaksanakan kegiatan tersebut; dan sebagainya, kata Indra.
Pada saat implementasi dan evaluasi, data dan informasi dapat menjadi input, yaitu sejauh mana program/kegiatan sudah berjalan, apakah program sudah berjalan dalam alur yang diinginkan, bagaimanakah kualitas dan kuantitas output yang dihasilkan agar nantinya dapat digunakan dalam pencapaian sasaran, dan dampak yang dihasilkan dari pelaksanaan program tersebut. Peran data sangat dominan baik dalam hal penyusunan program, anggaran dan kegiatan Kementerian/Lembaga. Data sebagai pendamping, sebagai referensi yang tidak terpisahkan dari siklus penyusunan anggaran. Kita tidak bisa lagi menuangkan rencana anggaran dengan prediksi data/angka yang tidak berdasar. Kekeliruan dalam penyajian data akan berakibat fatal dalam hal perolehan anggaran baik yang bersifat mikro maupun makro, baik anggaran sektoral maupun regional. Selanjutnya dalam hal informasi yang memiliki tingkat kualitas baik adalah informasi yang memilki syarat-syarat : ketersediaan data, mudah dipahami, relevan, bermanfaat, tepat waktu, handal, akurat dan konsisten. Menurut ahli, Kaydos (1994) bahwa informasi dalam organisasi berperan dalam hal-hal sebagai berikut : (1) Strategi komunikasi; (2) Identifikasi masalah dan kesempatan; (3) Mendiagnosa permasalahan; (4) Mengerti proses; (5) Mengalokasikan sumber daya secara efisien; (6) Memperbaiki perencanaan dan pengawasan; (7) Mengidentifikasikan kapan dan dimana tindakan diperlukan; (8) Mengarahkan dan merubah perilaku; (9) Membuat setiap orang ikut berperan serta; (10) Membuat pelimpahan wewenang lebih mudah dan efektif.
